一、凡在工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现,工作实绩等有关干部的档案材料，一律要求归入本人档案永久保存，同时设专人负责，把好归档材料的质量关。
二、形成人事档案材料的部门，均应建立人事档案材料归档工作制度。工作完结后一个月内,应按要求将结论材料送交主管人事干部档案部门归档，过程材料不需归入人事干部 档案 (处分材料除外)。
三、送交的归档材料规格要统一，保证精炼实用。不符合归档要求的材料，送交归档材料负责人有责任按规定办理补送或补办手续。
四、人事档案材料要求用原件归档，组织上签发的材料要有签署意见、时间及公章。个人撰写的材料要注明时间及有本人签名。只能利用复印件代替原件归档时，须注明原件保留在何处，复印件是否与原件相符，并加盖公章。
五、必须使用质地较好的16开规格 (26cmxl9cm)办公用纸，文字要清楚，不得用红色、纯蓝色、铅笔、圆珠笔书写。复印必须使用16开复印纸，并预留左装订线3cm，以便装订成册，B5复印纸一律不得归档。
六、人事干部档案管理部门与形成人事档案材料的有关部门应建立联合制度，加强沟通，使各部门及时送交合格的归档材料，确保人事档案的充分提供和利用,更好地为干部、人事工作服务。
暨南大学
一九九九年六月
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